BLOG DO E-SOCIAL / CAPÍTULO 18
PRINCIPAIS IMPACTOS DO E-SOCIAL PARA AS EMPRESAS
O eSocial inova a sistemática atual do Governo em obter as informações geradas pelo empregador em relação aos seus empregados. A partir do próximo ano, o eSocial conectará de forma padronizada as informações fiscais, previdenciária e trabalhistas. Tal modelo requer um fluxo disciplinado entre os processos, sistemas e pessoas nas organizações.
Isso significa que cada operação dentro da organização que envolva o fato gerador de um trabalhador, como admissão, atestado de saúde ocupacional, alteração contratual, entre outros, até o seu desligamento, se transforme num evento (arquivo xml) a ser transmitido via web-service dentro dos critérios e prazos legais. Cerca de 40 eventos podem ocorrer por trabalhador ao longo de sua vida laboral, multiplicado pelo número de trabalhadores dentro da organização.
Para estar adequado a essa otimização será necessário muitas mudanças na cultura organizacional das empresas, pois haverá um impacto na forma como se contrata, a forma de desligamento e como essa comunicação chega ao RH e DP, nas promoções e nas mudanças de função. Para ficar mais claro, não será mais possível contratar um colaborador sem que este tenha apresentado toda a documentação para contratação.
As informações precisam ser enviadas para o ambiente do eSocial em pelo menos um dia antes de novo contratado iniciar na organização. Há exceção apenas no caso do empregador enviar o evento de “Registro Preliminar ” (ou seja, a admissão faltando algumas informações). Neste caso, ele terá que complementar as informações até o fechamento da competência.
Isso quer dizer que teremos de dar adeus ao nosso “jeitinho brasileiro”, em situações que acontecem raríssimas vezes em nossas organizações, onde os gestores desesperados nos falam: “- Deixa ele começar e traz o que falta depois!”. Essa situação não poderá mais acontecer, mas caso aconteça, à empresa pode estar passível a multa. Não existirá mais a situação de empresas desinformadas ou mal intencionadas ao contratar uma pessoa e somente assinar a carteira dela 3 meses depois. Os gestores de pessoas precisam preparar a empresa, reprogramar a mentalidade dos colaboradores, líderes e sócios. Existe um desafio à frente que precisa ser encarado e trabalhado.
A mudança precisa começar dos líderes para os colaboradores, atentando-se aos prazos, avaliando as rubricas (que são as verbas de folha como gratificação por exemplo) e refazendo processos internos. A equipe que lida com a parte de Departamento Pessoal e seus processos precisará aprofundar-se ainda mais no conhecimento da legislação. O eSocial exigirá, de forma direta, que haja uma maior integração entre os departamentos contábil, fiscal, trabalhista e jurídico.
As informações enviadas não podem ser tratadas de forma diferente, sendo que como empresas não poderá ser feito nenhuma transição, que não seja de conhecimento dos órgãos competentes. A relação com o jurídico, algo que antes não era tão necessário, precisará ser reforçada devido as exigências do eSocial, como por exemplo as informações referentes a processos trabalhistas precisarão primeiro ser alimentados no software de folha, para que estes dados sejam enviados.